ドキュメント検索
「検索」メニューの「ドキュメント」タブの項目について説明します。
「ドキュメント」タブでは、ドキュメントを検索できます。
「ドキュメント」タブを選択すると、所属しているグループがアサインされているタスクを含んだドキュメントが一覧で表⽰されます。
ソートについて
デフォルトでは「作成日」の降順ソートで検索結果が一覧表⽰されます。
表の項目名を選択すると、項目名のソートで検索結果を一覧表⽰できます。
検索結果一覧のドキュメントのダウンロード
検索結果の各ドキュメントの左側に表⽰されている［↓アイコン］を選択してファイルをダウンロードすることができます。
検索結果のCSV出力
画面右上の「CSV出力」を選択すると、検索結果をCSV出力することができます。
ダウンロードしたファイルについて
ダウンロードしたファイルは、ファイルの種別によって下記の操作が可能です。
- PDFファイル：Adobe Acrobat Readerで表⽰
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印刷・拡大・縮小表示
署名パネル（署名者情報やタイムスタンプ情報の確認） - CSVファイル：Microsoft EXCELで表示
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印刷・集計など
ドキュメントビューの編集
検索結果の一覧にカスタムプロパティの項目を追加する場合、「ドキュメントビューの編集」を選択します。
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一覧で表示されるカスタムプロパティから必要な項目にチェックを入れて、画面右下にある「保存」を選択します。
- カスタムプロパティの表示について
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デフォルトの設定では、カスタムプロパティは一覧表示の項目に表示されていません。
- 「ドキュメントビューの編集」で追加した項目について
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「ドキュメントビューの編集」で追加した項目は、絞り込み条件の項目としても追加されます。
ドキュメント検索の絞り込み
画面右上にある「絞り込み」を選択すると任意の条件（ドキュメントプロパティの条件）で絞り込むことができます。
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条件を指定し、「実行」を選択します。
絞り込み検索の項目について
取引先・取引年⽉日・取引金額での検索ができます。
カスタムプロパティによる絞り込み検索
カスタムプロパティで条件を絞り込みたい場合、ドキュメントビューの編集で項目を追加してください。
ドキュメントビューの編集で追加したプロパティ項目は、絞り込み検索の条件として追加できます。
オーナー組織について
画面上部の「オーナー組織」を選択すると、選択した組織がオーナーのワークスペースで、オーナー側のカスタムプロパティによるドキュメント検索ができます。
取消済みのドキュメントの検索
絞り込み条件の「取消済み」にチェックを入れると、取消済みのドキュメントが検索結果に表⽰されます。
基本契約などのドキュメントの検索
基本契約など金額がないドキュメントを検索する場合、例としてドキュメント種別を「基本契約」と設定し「金額設定なし」で絞り込み検索することができます。
ドキュメント検索の例
ドキュメント検索の使用例一覧です。
絞り込み条件の例
- ステータス（進⾏中、⼿続きの完了、取消済みの状態を指定。）
- ドキュメント種別（注文書兼注文請書、請求書などの指定。）
- グループ名（案件主管グループなどの指定。）
- ワークスペース名（取引先A社などの指定。）
- 取引⾦額（10000000 ~ 1000000000などの範囲指定。）
- 取引年⽉日（2024/05/01-2024/05/31などの範囲指定。）
- 最終更新日
- 作成日（作成日とは、システムに登録されシステムで自動設定された日付のこと。）
- カスタムプロパティ（任意でユーザーが追加した項目）
検索結果
- 検索結果では、条件に一致したドキュメントを一覧表⽰することができます。
- 検索結果の一覧では、ファイル名・ワークスペース名・ドキュメント種別・作成日などが表⽰されます。
- 検索結果の一覧に表⽰されている該当のドキュメントを選択すると、当該ドキュメントが含まれるビジネスフローの詳細画面に遷移します。